7 hacků pro lepší soustředění

Typický den Heurečana je plný výzev. Jednou za kvartál si stanovujeme OKR cíle, paralelně pracujeme na osobních cílech a dalších úkolech (business as usual). Udržet fokus v takovém tempu není jednoduché. Pracujeme v prostředí informačního přetížení a dnešní kultura být neustále na příjmu moc nepomáhá. Jako Scrum Lady je mojí ambicí, abychom si svůj fokus hlídali, pečovali o něj a rozvíjeli naši schopnost hluboce se soustředit. Nasdílím s vámi pár tipů, jak zkrotit naši pozornost a jak se lépe soustředit.

Srovnala jsem dvě knihy na toto téma – Hluboká práce od Cala Newporta a Indistractable Nira Eyala. Každé čtení je trochu z jiné perspektivy. Já jsem se zaměřila na kontext vedoucí k prohloubení našeho soustředění. Podíváme se na to, co nás rozptyluje od hluboké práce a proč se tak děje. Nakonec jsem přidala i pár tipů, jak si plánovat čas.

Hluboká a mělká práce 

Podle Gala Newporta existují dva typy práce – hluboká a mělká, přičemž hloubka je stavem nerušeného soustředění, díky kterému napneme všechny síly na maximum. Je vrcholem našeho snažení, naší prioritou. Je to typická složka pro podávání skvělých výkonů a klíčovým faktorem učení. Naopak mělkou práci používáme pro kognitivně nenáročné úkoly, často nevyžadující soustředění. 

Nir Eyal přichází s trochu sofistikovanějším modelem The Indistractable. Náš den je vyobrazen na přímce, která je na jedné straně rovna chování nazývané trakce (ang. traction), na druhé straně rozptýlení (ang. distraction). Naše chování osciluje mezi těmito dvěma módy v různé intenzitě. Napříč můžeme mluvit o externích a vnitřních podnětech, které posilují, nebo oslabují naše chování směrem k plnění cílů. Ukažme si, jak optimalizovat odpověď na ty negativní podněty a jak udržet pozornost u našich cílů co nejdéle.

Dopamin a motivace 

Za vychýlení z našeho směrování máme tendenci vinit samotná rozptýlení, zatímco skutečné příčiny zůstávají skryté. Nejsou to mobily, televize ani playstation, ale my jsme zodpovědní za odpověď na nutkavou myšlenku zrozenou v neklidné mysli. Co nás ale motivuje ke změně chování? 

Foggův model chování zjednodušeně říká: Čím větší výzva, tím potřebuji víc motivace na její zvládnutí. Aby se dostavilo výsledné chování, je potřeba tří elementů – motivace, schopnosti a výzvy. Z fyziologického hlediska u samotné motivace pak hraje z velké části roli dopamin. Skvěle to popisují Brain We Are a v jejich podcastu Dopamin a motivace v náročných situacích. Rozebírají, jak dopamin ovlivňuje naše rozhodování. Máme-li hormonu dostatek, jsme lépe motivovaní dělat i kognitivně náročné činnosti. Umožňuje nám věnovat více pozornosti benefitům, které nám daná akce přinese, spíše než úsilí, které musíme vynaložit. 

Molekula dopamin souvisí s odměnou, a to i s tou budoucí. Člověk je jediným tvorem na světě, který se dokáže motivovat myšlenkou. Jsme schopni si v hlavě uvědomit budoucí scénáře, které nám žádaný dopamin přinesou. A to i v případě, že uděláme-li chybu, můžeme naši pozornost směřovat k pozitivní odpovědi – co jsme se naučili a co nám to přinese v budoucnu.

Stejně tak Nir Eyal v Indistractable přichází s myšlenkou, že i negativní odpověď v naší hlavě lze transformovat v pohon k dokončení našich cílů. Podle autora bychom měli zamakat na hledání zdrojů naší motivace, protože bez pochopení kořenů našeho jednání, nebudeme schopni tento fakt změnit. Dostat se k podstatě toho, jaké pocity nás rozptylují od hluboké práce, je už jen krůček k vylepšení naší bezprostřední reakce.

Venku to není o nic lepší

I úplně klidná mysl může narazit na další nástrahy ve formě vnějších podnětů. Ve velké míře jsou to hlavně sociální sítě nabité obsahem a manipulativními features jako jsou lajky, push notifikace, personalizovaný obsah a další. Naše chování se velmi rychle naprogramuje na okamžitou odpověď. Vidina rychlého dopaminu je silnější a vytrvat v pracovním nasazení jde stranou. Je snadné si na takové chování zvyknout a vypěstovat návyk.

Stejně takovým vnějším rozptýlením může být i místo, kde jsme zvyklí pracovat, a to jak v kanceláři v open space, tak podobně to může (ne)fungovat i doma na home office. Nutkavý pocit být neustále na příjmu nás udržuje v mělké práci. Kdykoliv se ozve Slack notifikace, naše pozornost nedokáže odolat, všechno jde stranou a my to jdeme řešit. V konečném důsledku skončíme v nikdy nekončící konverzaci na Slacku.

To co ale dokážeme ovlivnit je množství úsilí a vložená energie, kterou jsme schopni vynaložit pro dokončení úkolu. Vyzkoušejte těchto pár hacků, které vám pomohou setrvat ve snažení. Každému určitě bude fungovat něco jiného. Chce to zkoušet, kombinovat a hlavně vytrvat. 

Hack #1 – Oddalte reakční dobu

Podle Nira Eyala není efektní potlačovat myšlenky, které nám přijdou na mysl a odvádí nás od hluboké práce. Protože jde často o nevědomé změny našeho chování, je klíčové si je začít uvědomovat a dát jim čas. Konkrétně, kdykoliv přijde na mysl takový rozptylující podnět, zaznamenejte si jej na post-it, a to včetně pocitu, jak se v té době cítíte. Dále počkejte 10 minut, než přepněte mezi jednotlivými činnostmi. Časový odstup pomůže nejednat impulzivně podle aktuálního nutkání, ale dodá čas, abychom o změně činnosti přemýšleli rozumově. Je dost možné, že urgenci už vnímat nebudete.

Hack #2 – Rozdělte si práci na menší úseky

Jak jsme si ukázali na Foggově modelu, pro kognitivně náročné činnosti je potřeba velkého množství motivace. Pro takové případy je lepší si velkou výzvu rozdělit do menších časových úseků, které nevyžadují tolik energie. Náš mozek není úplně schopen přemýšlet v dlouhodobých kontextech. Rozdělíme-li si to na menší části, zmenšíme komplexitu. Zároveň nás to nebude stát tolik dopaminu. Win-win kombinace pro naše soustředění.

Hack #3 – Začněte s rituály

Potlačování a bojování s vnitřními podněty může být hodně energeticky náročné. Newport doporučuje použít systém proti nesoustředěné práci. Podle něj má každý omezenou kapacitu silné vůle, proto je obtížné pracovat s vlastní produktivitou. Z fyziologického hlediska je to dopamin, který se postupně vyčerpává. 

Pro soustředěnou práci je tak systematicky udržitelné stanovit si rituál, k jehož dodržování nebude nutná investice velkého úsilí. Pravidelný rituál nám umožní setrvat v činnostech, aniž bychom věnovali úsilí plánování času a přemlouvání se. Rituál rozhodne za nás. Snížíme množství úsilí nutné pro činnost na minimum. Jak už víme, čím menší úsilí, tím nižší motivaci potřebujeme. 

Jak to vypadá konkrétně? Stanovte si konkrétní čas a místo, kdy se budete věnovat dané činnosti. Místo nemusí nutně znamenat skutečný prostor. Já například používám pro osobní cíle druhou plochu v počítači.

Hack #4 – Plánujte si čas smysluplně v časových blocích

Plán nám dává strukturu a pomáhá nám ujasnit si, co chceme dělat a kdy. Je to závazek, který dáváme sami sobě s důvěrou, že nás dostane blíž k cíli. Začít můžete od klasických to-do listů. Tady ovšem pozor na přepadávání jednoho to-do do dalších dní. Eyal doporučuje nepsat si pouze co potřebujeme udělat, ale proč toho chceme dosáhnout (podobné s OKRs). Na definování hodnot si jen málokdy vyčleníme čas, nicméně uvědomění si smyslu je nezbytnou součástí motivace. Nebudeme-li mít své „proč“, je velmi jednoduché sklouznout opět k mělkým činnostem. 

„Values are not end goals; they are guidelines for our actions.“ (s. 60, Eyal).

Nejefektivnější je to-do podrobit prioritizaci a následně úkoly dostat do časově oddělených celků. Ideálně čas, kdy jste plně soustředění, věnujte hluboké práci. Ve chvíli, kdy vaše pozornost slábne, naplánujte si časový blok pro mělkou práci – e‑maily nebo odpovědi na Slacku.

A nakonec retrospektiva. Nejlépe ji dělat na konci týdne. Ohlédnout se za svým plánem pomůže optimalizovat budoucí plány. Zmapovat si, co nás odvádělo od práce, co naopak pomohlo k dotahování úkolů.

Pozor na zbytkovou pozornost. Přecházíme-li často mezi úkoly, které nedokončíme v plánovaném rámci, naše mysl se nedokáže plně soustředit na činnost novou. Lepším řešením je upustit od harmonogramu, zakonzerovat v určitém celku nad rámec stanoveného plánu. Pro příště takovou činnost zkusit lépe rozdělit na menší části. 

Hack #5 – Vypněte si notifikace

V časovém bloku, který věnujeme hluboké práci, bohužel nestačí notifikace ignorovat. Jsou i výzkumy na to, že samotná myšlenka, že nám přišla notifikace si odčerpává část z naší kapacity. Při soustředěné práci je nejlepším způsobem si notifikace rovnou vypnout nebo mobil nemít po ruce. Slack umožňuje funkci nastavit si časový plán, ve kterém budete mít notifikace vypnuté. A pro sociální sítě, které si žádají často naši pozornost, doporučuji vypnout notifikace natrvalo a rovnou si nastavit i časové omezení (jde v iPhonech).

Hack #6 – Použijte aplikace na udržení fokusu

Trekování je něco, co mi pomáhá udržet kontrolu nad tím, co dělám. Ve chvíli, kdy odstartuji trackování uzavírám dohodu, že se danému cíli budu věnovat. Neudržím-li pozornost, musím trackování vypnout nebo ho následně upravit. A to už si raději dvakrát rozmyslím, zda mi to za to stojí.

Stejně tak fungují appky na udržení fokusu. Mně se líbí konkrétně Forest, která pomáhá uživateli zůstat v soustředěné práci bez přepínání mezi činnostmi. Jednoduše si stanovíte, kolik času chcete strávit hlubokou prací a udržíte-li pozornost, vyroste vám virtuální strom. 

Hack #7 – Dejte vědět, že máte napilno 

V neposlední řadě, když už máte vypnuté notifikace, je potřeba to také dát vědět kolegům. Máte-li před sebou např. dvouhodinový blok hluboké práce a nechcete být v tuto chvíli rozptylován, je dobré tuhle informaci předat dál. V době běžných home office to jednoduše může vypadat tak, že si přidáte ikonku Do not disturb k vašemu jménu na Slacku. Ostatní budou počítat s pozdější reakcí a vám to může přinést větší klid soustředěně pracovat.

Zdroje a literatura: 
* https://behaviormodel.org

* https://www.forestapp.cc 

* Brain We Are – Dopamin a motivace v náročných situacích; Jak se o něj dlouhodobě starat? https://open.spotify.com/episode/3P5LcXSsBkWxtXtClJcavg 

* Hluboká práce – Cal Newport

* The Indistractable – Nir Eyal