8 tipů, jak udělat kvalitní online workshop

V minulém článku jsme psali o tom, jak jsme si poradili s uspořádáním online workshopu v době korony. Vymysleli jsme koncept tří dopoledních bloků a pomocí nástrojů Zoom a Miro interaktivně zapojili všech 60 účastníků. OKRka jsme potřebovali účastníkům dostat pod kůži hravou formou, z obyčejné přednášky by si nic neodnesli. Na co si dát pozor při organizaci podobného workshopu? Přinášíme vám 8 tipů, jako doporučení.

#1 Ukazujte všude smysl toho, co učíte

V našem případě jsme kolegům chtěli představit výhody OKRek. Proto jsme celý smysl workshopu představili jako sérii Objectives a Key results, které jsme už i stihli vyhodnotit. Bylo to pro nás dobré cvičení a zároveň pro mnohé nápověda, jak splnit jeden z posledních domácích úkolů.

#2 Pokud používáte nové nástroje, nepočítejte s tím, že je všichni předem vyzkouší –⁠ ani když je hezky poprosíte :)

Celý workshop sloužil k tomu dostat OKRka do celé firmy –⁠ tedy nejen mezi technické kolegy, kteří mohou být na Miro, Confluence či Zoom zvyklí. Dali jsme si tu práci, že jsme všechny nástroje předem otestovali, popsali obtíže, co by na kohokoliv, kdo je v nich nový, mohly čekat a vše nasdíleli s kolegy v přehledných nástrojích a radách.

Udělali jsme maximum pro to, aby kolegové nebyli překvapeni. Jenže část z nich byla. Proto jsme s tím počítali v programu a prvních 15 minut věnovali tomu, aby si všichni mohli vyzkoušet různé vychytávky na Zoomu (hlasování, zvedání palců, změnu virtuálního pozadí…). A první úkol jsme koncipovali tak, aby se mohli kolegové seznámit navzájem (rozhodili jsme je tak, aby neznali všechny svoje parťáky v menších skupinkách) i s Mirem, které se stalo jejich novým pracovním nástrojem na seznámení se s OKRky.

Jinými slovy - víc jak první hodinu jsme věnovali zdánlivě jiným tématům než OKRkům. Tak s tím pro svoje workshopy taky počítejte.

#3 Pozvánku v kalendářích nastavte o 13 minut dříve, než začínáte –⁠ uvidíte, že neobvyklý čas zařídí, že budou všichni na callu včas

Co znáte z běžného fyzického světa se v on-line prostředí násobí. Když víte, že kolegové nechodí na schůzky včas, nebo, že v čas, kdy má schůzka začít, se teprve zvedají ze svého pracovního místa –⁠ při on-line callu to nebude jiné. Potřebujete začít včas? Pošlete invite do kalendáře na dřív. Ideálně ne o 10 nebo 15 minut dřív, ale zvolte nějaký neobvyklý čas. Koukali byste kolik kolegů bude chtít vědět, proč začínáte v 8:47. A když váš trik prokouknou, nevadí. Budete i tak schopni začít v devět, což jste stejně chtěli… Navíc vám to dá prostor pro small talk, nebo zopakování pravidel on-line schůzek :)

#4 Nepodceňte přípravu (úkoly i technika na sebe musí perfektně nasedat)

Někdy si říkám, že kdybychom věděli, kolik hodin zabere nachystat úkoly, které potom jednotlivé skupinky vyřeší během hodiny či dokonce 20 minut, asi bychom zkusili najít snazší cesty. Ale příprava se nám vyplatila. Stejně jako to, že když už si vše vymyslíte, pak si ještě vyzkoušíte, zda a jak se to bude úkol plnit nějakému na přípravě se nepodílícímu člověku. Na takový test stačí, když jeden z týmu přijde s mechanikou úkolu a zbytek týmu si to vyzkouší, případně mu či jí to okomentuje. Tak i v organizačním týmu můžete vymýšlet každý sám i na správném řešení spolupracovat.

#5 Mějte své facilitátory a průvodce na jednom místě spolu s týmem, co bude kolegům dělat technický support, když bude třeba

Všechny účastníky workshopu jsme prosili, aby zůstali doma. Nejen z hygienických důvodů (přeci jen jsem začali v polovině května), ale i z praktických důvodů. Na rozdělování do breakout rooms v zoomu, potřebujete, aby měl každý vlastní zařízení. V Miru musel taky každý pracovat sám za sebe. A navíc nedocházelo tak k rozptylování se dalšími tématy. Oba průvodci školením, stejně jako další kolegové přímého supportu pro účastníky seděli však v jedné místnosti. Vybavené dobrou HD kamerou, dobrým mikrofonem (každý průvodce měl klopový bezdrátový mikrofon) i projekcí na plátno, aby jednak viděli reakce účastníků a jednak mohli v pohodě workshop vést. Být součástí řídící místnosti byla legrace. Ale asi nemusím říkat, že nás překvapilo, kolik požadavků jsme museli hlavně v prvním dnu školení s kolegy během první půlhodinky vyřešit –⁠ nefunguje zvuk, nefunguje přihlášení do Mira –⁠ ale v organizačním týmu jsme si úkoly rozdělili a vše šlapalo jako hodinky.

#6 Hodně a průběžně oceňujte práci kolegů –⁠ ukazujte jim, že úkoly nedělají zbytečně

Na workshop naši teamleadi, včetně tedy našeho top managementu dedikovali hodně času –⁠ pět pátečních dopolední není málo času. Dostávali úkoly, které museli průběžně plnit a to poslední, co jsme chtěli bylo, aby měli pocit, že to jsou úkoly pro úkoly. Neustále jsme tedy hledali cesty, jak jim ukázat, že jejich vypracovávání úkolů sledujeme. Nabízet jim rady i ocenění, když se jim něco povedlo. A to nejen v jedna-jedna komunikaci na Slacku, ale i na společných callech. Lukáš si psal poznámky, koho při společném workshopu za co konkrétně má ocenit. Bylo super vidět, jak konkrétní pochvala fungovala. Můžeme jen doporučit.

#7 Pokud eventy organizujete, zařiďte si, abyste tu druhou půlku dne mohli mít volno –⁠ vést on-line workshop je fakt náročné

Vést workshop na dálku je náročnější, než ho vést offline. Musíte sledovat mnohem víc věcí, nemáte přímá kontakt s těmi, pro které workshop děláte. Kdyby to šlo, šel by se celý org. tým po workshopu vyspat. Ale spánek jsme zatím vždy odložili. Konec workshopu znamenal, že je třeba poslat kolegům zadání úkolů jako text, nachystat průběžnou komunikaci a dobře připravit flow dalšího setkání i toho, jak do něj zařadíme vypracované úkoly. Prostě jsme nasedli do rychlovlaku a chtěli jsme ho v pořádku dovézt do cíle. Na konci každého dne jsme si jako org. skupina sedli a udělali si debriefing celého průběhu.

#8 Ukončením sérií workshopů vaše práce nekončí. Spíš začíná

Po každém workshopu nás čekala další práce –⁠ na domácích úkolech, přípravě dalších zadání či dalšího kola workshopu. A ani po posledním společném pracovním setkání, kde jsme dali dohromady všechny zkušenosti a poznatky našich kolegů z posledního měsíce, naše práce neskončila. To jsme jim jen ukázali začátek cesty. Teď je na ní musíme provázet dál. Nachystali jsme další videonávody, jak na Weekdone, ve kterém OKRka vedeme. Připravili další podklady, aby mohli teamleadi předat to podstatné z toho, co se naučili a se svými týmy definovat svá první OKRka. Máme spoustu nástrojů a školícího času, abychom kolegy v implementaci OKRek podpořili a musíme to dělat. Navíc nás už v srpnu čeká první průběžné celofiremní vyhodnocování OKRek. A pak se poučit a zase přenastavit.